ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN EKONOMI DAN PEMBANGUNAN (STUDI KASUS DI KANTOR WALIKOTA MEDAN)
Abstract
Pengelolaan surat merupakan tata kelola yang penting bagi suatu organisasi sebagai citra positif administrasi (pelayanan). Surat dalam sistem administrasi memiliki peran sentral sebagai “jantung” sebuah perkantoran (lembaga). Hal ini didasarkan pada peran surat yang tak tergantikan secara otomatis oleh kecanggihan teknologi, sebab ia berperan sebagai bukti “hitam di atas putih” terkait arsip dokumen kelembagaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ekonomi dan pembangunan di kantor Walikota Medan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode analisis deskriptif. Pemerolehan data dilakukan dengan teknik wawancara, observasi, identifikasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data peneliti lakukan dengan cara mengumpulkan surat masuk dan surat keluar per tahun 2021-2022, mengamati keabsahan surat dan arsip dokumen kantor Walikota Medan, menyaring berbagai keterangan tentang pencatatan dan pelaporan kantor Walikota Medan tahun 2021-2022, serta penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan surat-menyurat di kantor Walikota Medan sudah kategori baik. Hal ini didasarkan pada tidak ada temuan kendala yang berarti dalam proses pelayanan administrasi di kantor tersebut, serta dibantu dengan fasilitas lengkap dan teknologi canggih, meliputi komputer, printer, mesin fax, filling cabinet (lemari arsip surat/dokumen), dan stempel tanda tangan pejabat pembuat komitmen. Kemudian, tata kelola arsip surat ini dibukukan dalam satu buku agenda. Sehingga, mudah dicek surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor walikota Medan.
Downloads
Abstract
Pengelolaan surat merupakan tata kelola yang penting bagi suatu organisasi sebagai citra positif administrasi (pelayanan). Surat dalam sistem administrasi memiliki peran sentral sebagai “jantung” sebuah perkantoran (lembaga). Hal ini didasarkan pada peran surat yang tak tergantikan secara otomatis oleh kecanggihan teknologi, sebab ia berperan sebagai bukti “hitam di atas putih” terkait arsip dokumen kelembagaan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian ekonomi dan pembangunan di kantor Walikota Medan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode analisis deskriptif. Pemerolehan data dilakukan dengan teknik wawancara, observasi, identifikasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data peneliti lakukan dengan cara mengumpulkan surat masuk dan surat keluar per tahun 2021-2022, mengamati keabsahan surat dan arsip dokumen kantor Walikota Medan, menyaring berbagai keterangan tentang pencatatan dan pelaporan kantor Walikota Medan tahun 2021-2022, serta penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan surat-menyurat di kantor Walikota Medan sudah kategori baik. Hal ini didasarkan pada tidak ada temuan kendala yang berarti dalam proses pelayanan administrasi di kantor tersebut, serta dibantu dengan fasilitas lengkap dan teknologi canggih, meliputi komputer, printer, mesin fax, filling cabinet (lemari arsip surat/dokumen), dan stempel tanda tangan pejabat pembuat komitmen. Kemudian, tata kelola arsip surat ini dibukukan dalam satu buku agenda. Sehingga, mudah dicek surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor walikota Medan.
References
Asyari, M.R. (2021). Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat. Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi Bisnis-JTEKSIS, 3(1), 175-184. http://jurnal.unidha.ac.id/index.php/jteksis/article/view/172.
Fitrianda, H., & Sihotang, F.P. (2018). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada KPP XYZ Palembang. https://core.ac.uk/download/pdf/45375395.pdf.
Furqon, C. (2003). Hakikat Komunikasi Organisasi. Artikel Ilmiah, 2(1), 1-9. http://103.23.244.11/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003121-CHAIRUL_FURQON/Artikel-Organizational_Communication.pdf.
Hermoyo, P. (2015). Membentuk Komunikasi yang Efektif pada Masa Perkembangan Anak Usia Dini. Pedagogi: Jurnal Anak Usia Dini dan Pendidikan Anak Usia Dini, 1(1). http://journal.um-surabaya.ac.id/index.php/Pedagogi/article/view/21.
Kartikasari, S.W. (2011). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Unit Perlaksanaan Teknis Taman Kanak-kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku. Indonesian Journal on Computer Science-Speed (IJCSS), 13(1). http://speed.web.id/ejournal/index.php/speed/article/view/317.
Lamuddin, F. (2010). Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi Insan Mulia.
Masykur, F., & Atmaja, I.M.P. (2015). Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web. IJNS-Indonesian Journal on Networking and Security, 4(3). http://www.ijns.org/journal/index.php/ijns/article/view/1336.
Muchtar, Y.C., & Qamariah, I. (2017). Dasar-dasar Kesekretariatan Jilid 2. Medan: USU Pers.
Muntoro, P., & Puspasari, D. (2017). Pengembangan Modul pada Kompetensi Dasar Mengidentifikasi Jenis-jenis Surat atau Dokumen Kelas XI Jurusan Administrasi Perkantoran. JPEKA: Jurnal Pendidikan Ekonomi, Manajemen, dan Keuangan, 1(1), 44-53. https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpeka/article/view/1080.
Nandari, B.A., Purnama, B.E., & Sukadi, S. (2018). Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat pada Kantor Desa Jetis Lor. IJCSS-Indonesian Journal on Computer Science-Speed, 4(3), 1-7. http://speed.web.id/ejournal/index.php/Speed/article/view/11.
Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Prawono, J.A., & Pamungkas, A.R. (2015). Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di STMIK AUB Surakarta. Informatika, 2(1). https://e-journal.stie-aub.ac.id/index.php/informatika/article/view/159.
Saputra, K.A., & Famukhit, M.L. (2014). Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada MTs Guppi Jetiskidul. Jurnal IJNS, 3(4).
https://www.academia.edu/download/37250416/10_Perancangan_Sistem_Informasi_Pengelolaan_Surat_Masuk_Dan_Surat_Keluar_Pada_MTs_Guppi_Jetiskidul.pdf.
Sedarmayanti, S. (2017). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: Mandar Maju.
Sihotang, H.T. (2018). Sistem Informasi Pengagendaan Surat Berbasis Web pada Pengadilan Tinggi Medan. Journal of Informatic Pelita Nusantara, 3(1). http://e-jurnal.pelitanusantara.ac.id/index.php/JIPN/article/view/276.
Suryadi, A., & Zulaikhah, Y.S. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal Khatulistiwa Informatika, 7(1). https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/khatulistiwa/article/view/5738.
Syaban, R.M. (2015). Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Dinas Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP. Jurnal Algoritma, 12(2), 301-311. http://jurnal.sttgarut.ac.id/index.php/algoritma/article/view/207.