FUNGSI SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DALAM MENUNJANG EFISIENSI KINERJA DI DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KABUPATEN SITUBONDO

Abstract

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Arsip berisi informasi-informasi yang tertulis mengenai keputusan-keputusan maupun pikiran-pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Efisiensi pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabupaten Situbondo terdapat beberapa masalah yang perlu mendapat perhatian untuk meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipan antara lain sebagai berikut: a. Belum optimalnya pengelolaan keearsipan, b. Belum teraturnya pengelolaam data dan arsip, c. Kurangnya efisiensi dalam pengelolaan kearsipan, d. Disisi lain kondisi sumber daya manusia (SDM) belum mempunyai kemampuan yang memadai di bidang kearsipan, rendahnya motivasi kerja karena bagian pekerjaan ini merupakan jenis pekerjaan yang tidak banyak diminati bagi banyak pegawai.

Tujuan penelitian ini adalah : 1) Untuk mengetahui gambaran tentang penyimpanan arsip yang dilaksanakan di Dinas Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabupaten Situbondo, 2) Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi pangelolaan kearsipan dalam menunjang kinerja pegawai pada suatu kantor, 3) Untuk mengetahui tentang penilaian dari pemeliharaan arsip dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam arsip agar terhindar dari kerusakan dan kehilangan, 4) Untuk mengetahui masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabupaten Situbondo.Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif  dengan pendekatan kualitatif.

Hasil penelitian ini sebagai berikut: 1) penyimpanan arsip tidak mencukupi untuk menampung. 2) Penyusutan arsip pada Dinas Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabupaten Situbondo tidak berjalan dengan baik. 3) Peminjaman arsip pada Dinas Pekerjaan Umum Dan Penataan Ruang Kabupaten Situbondo belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman arsip sangatlah mudah karena dengan pelaporan saja setiap orang dapat meminjam arsip